Termes de l'abonnement

En cochant « J’accepte les termes », le CLIENT accepte les termes de ce contrat.
Ne cliquez pas « J’accepte les termes » si vous n’êtes pas en accord avec les termes du contrat.

Ce contrat de comptabilité à distance est entre Comptabilité Condo inc.,(COMPAGNIE) dont la principal place d’affaire est le 79 rue Cormier, suite 201, Drummondville, QC J2C 8M5 et le CLIENT cochant la case « J’accepte les termes »

PRÉAMBULE

Le but essentiel du travail confié à la COMPAGNIE par le CLIENT est de permettre la tenue de livres à distance sans utilisation des pièces originales en papier, ni de téléphones ou Fax.  Le tout se faisant à l’aide des fichiers PDF expédiés à la COMPAGNIE par le CLIENT d’une façon régulière.

Le CLIENT est un syndicat de copropriétés pour lequel la tenue de livres devra se faire.  

Condo Manager est un logiciel de comptabilité et de gestion pour syndicats de copropriétés utilisé par la COMPAGNIE.

Clause 1 - Documents sous forme PDF exclusivement

Tous les documents doivent être numérisés et les fichiers PDF expédiés à la COMPAGNIE par courriel par le CLIENT.

Clause 2 - Scanneur

Le CLIENT doit posséder un scanneur et l’utiliser pour expédier les fichiers PDF créés à partir de la numérisation des documents papier reçus au bureau du CLIENT.

Clause 3 - Description des travaux à faire par la COMPAGNIE

Attendu que tous les documents seront expédiés à la COMPAGNIE sous forme de fichiers PDF

  • Facturer les charges communes aux propriétaires
  • Inscrire les factures de fournisseurs et y attacher les fichiers PDF relatifs à ces factures
  • Produire les chèques et expédier une copie en format PDF au CLIENT par courriel.  Les chèques physiques seront imprimés par le CLIENT au moment de son choix sur sa propre imprimante.
  • Calculer et imputer les intérêts s’il y a lieu selon les options définies par le CLIENT dans les paramètres disponibles dans Condo Manager.
  • Préparer et expédier le fichier informatique à être expédié à la banque pour les paiements pré-autorisés (paiements directs) (si requis)
  • Inscrire la perception des chèques grâce aux chèques reçus des propriétaires.
  • Produire le bordereau de dépôt chaque mois et expédier au CLIENT par courriel sous format PDF.
  • Expédier des relevés de comptes aux débiteurs retardataires selon les directives du CLIENT (par courriel).
  • Envoyer les informations pour la paie des employés aux fournisseurs spécialisés de service de paies.
  • Noter dans le profil des copropriétaires, locataires et fournisseurs, les mentions que lui transmettront les administrateurs et modifier l’information générale selon les instructions reçues.
  • Inscrire les ventes de cartes magnétiques ou télécommandes de garages ou toute autre vente d’articles par le CLIENT.  (Ceci exclut le contrôle physique des télécommandes ou cartes magnétiques qui devront être contrôlées par le CLIENT).
  • Inscrire les revenus d’intérêts sur les comptes bancaires ou les placements. (Ceci exclut la négociation des termes et taux auprès des institutions financières).
  • Faire la conciliation bancaire mensuelle pour tous les comptes de banque, grâce au fichier PDF reçu via la numérisation du relevé du compte de banque reçu de la banque.
  • Faire la conciliation des comptes de fournisseurs via les relevés de comptes de ces derniers si disponibles.
  • Faire les calculs et expédier l’avis conséquent aux copropriétaires advenant des cotisations spéciales à effectuer.  Les textes anglais et français devront être fournis par le CLIENT.  La COMPAGNIE produira un courriel personnalisé dans la langue du copropriétaire (anglais/français) incorporant les informations pertinentes sur la cotisation spéciale.
  • Effectuer toutes les entrées comptables relatives aux fichiers PDF reçus et s’assurer que tout balance.
  • Produire mensuellement les états financiers comme le bilan, l’état des revenus et dépenses, l’état comparatif des revenus et dépenses, le rapport chronologique des comptes à recevoir et/ou à payer et les expédier au CLIENT en format PDF.
  • Produire différentes listes disponibles en PDF dans Condo Manager selon les besoins et les expédier par courriel au CLIENT.
  • Effectuer la fermeture des livres à la fin de l’année et la ré-ouverture de la nouvelle année.  
  • Les paiements des propriétaires par paiements électroniques.
  • Faire quotidiennement des copies de sécurité des données.

Fin d'année

Les documents pour la fin de l'année seront produits sous format PDF et expédiés au CLIENT.

  • États financiers annuels avec résultats comparatifs au budget et à l’année antérieure.
  • Bulletins de vote si requis pour l’assemblée annuelle.
  • États prévisionnels budgétaires pour l’année suivante.
  • Convocation écrite pour l’Assemblée annuelle à tous les copropriétaires (le texte devra avoir été fourni en anglais et en français par le CLIENT).

Assister le vérificateur comptable désigné par le CLIENT dans la vérification des livres et registres du CLIENT, s’il y a lieu.

Clause 4 - Équipements

Le CLIENT utilisera ses propres instruments pour la numérisation, l’impression ou autre.

Clause 5 - Rémunération pour la COMPAGNIE

Le CLIENT s’engage à payer des honoraires de cinq dollars ($5) par unité (porte) par mois.  Ces unités sont comprises dans un seul syndicat de copropriétés.

Les honoraires sont payables le 1er jour de chaque mois et couvrent la rémunération du mois en question.  Les paiements se feront mensuellement par paiement pré-autorisé dans le compte bancaire du CLIENT.

Des frais de mise en place de cinq dollars ($5) par unité (porte) sont également exigibles à la signature du contrat.

La COMPAGNIE pourra augmenter les frais de 1.5% par année après la première année du contrat.

La COMPAGNIE facturera les frais suivants pour autres prestations de services complémentaires au contrat :

  • Déclaration d’impôts annuelles : 275$ chacune 
  • Formulaires MD-5 : 40$ chacun
  • Frais pour la production des documents nécessaires lors d’un changement de propriétaires : 195$.  Ces frais seront chargés au copropriétaire vendeur.
  • Les   frais pour les prestations complémentaires pourront être modifiés sans préavis.

Clause 6 - Durée du contrat

Le présent contrat prendra effet au premier jour du mois suivant la date de signature du contrat pour une période d’un an renouvelable à la date anniversaire du contrat à moins d’un avis écrit du CLIENT au moins soixante (60) jours avant la fin du contrat. S’il n’y a pas de changement convenu entre les parties, le contrat sera reconduit automatiquement pour le même terme et pour le montant par porte par mois.

Clause 7 - Frais pour tenue de livre de mois antérieurs au contrat

Si le client désire que la tenue de livre soit effectuée pour des mois précédent l’entrée en vigueur du contrat, des frais équivalent au nombre de mois à traiter seront facturés au CLIENT.

Clause 8 - Résiliation du contrat

Après la première année suivant la signature du contrat et afin de conserver une marge de manœuvre raisonnable pour les intervenants, il est convenu que chacune des parties au contrat pourra mettre fin unilatéralement et sans compensation moyennant un avis écrit préalable de quatre-vingt-dix (90) jours expédiée à la dernière adresse connue de l’autre partie. 

Lors de la cessation du contrat, la COMPAGNIE expédiera au CLIENT la base de données pour le syndicat géré si le CLIENT le désire.  Comme tous les documents sont attachés aux transactions traitées, il n’y aura donc aucun document physique à retourner au CLIENT.  

Clause 9 - Exclusions spécifiques

Le contrat prévoit uniquement la tenue de livres.  Il exclut les présences aux assemblées des administrateurs du Syndicat et aux assemblées des copropriétaires de même que la préparation des procès verbaux (minutes) de telles réunions.   Est exclue également toute autre tâche non décrite au présent contrat et plus spécifiquement toute tâche de gestion de l’immeuble ou de problèmes reliés à la gestion autre que la tenue de livres.  

La COMPAGNIE n’aura pas de contacts directs avec les copropriétaires ou locataires sauf par le biais d’expédition de courrier comme les relevés de comptes, convocations aux assemblées annuelles, lettres de rappel pour paiements retardataires, ou autre correspondance reliée à la tenue de livres.

La COMPAGNIE fera les deux premières démarches écrites pour les paiements retardataires ou les paiements refusés par la banque. Ceci exclut les téléphones ou autres procédures exceptionnelles de collection des comptes retardataires.

Sont exclues également, toutes les tâches reliées à des procédures légales de quelque nature que ce soit contre des copropriétaires, locataires, administrateurs, débiteurs, fournisseurs ou autres.

Est exclu également le travail de ‘mise à niveau’ au départ de la tenue de livres si cette dernière est déficiente.

Clause 10 - Confidentialité

Étant donné que la COMPAGNIE recevra de l’information confidentielle de la part du CLIENT, la COMPAGNIE s’engage à: 

  • ne l’utiliser qu’en vue de la bonne exécution du contrat ;
  • ne pas la communiquer à des tiers, sans l’accord écrit préalable du CLIENT;
  • n’autoriser l’accès à ces informations confidentielles qu’aux seuls membres du personnel qui doivent absolument en prendre connaissance;
  • imposer à toutes les personnes ayant accès aux informations confidentielles, la présente obligation de confidentialité;
  • ne copier les informations confidentielles qu’en cas d’absolue nécessité et en vue de la bonne exécution du contrat;

Clause 11 - Loi applicable

Le présent accord est régi et interprété conformément aux lois de la province de Québec et aux lois du Canada applicables.